Вопрос
При кадровом аудите выяснилось, что у работодателя и работника нет ни одного подписанного трудового договора с сотрудниками. Каким образом будет сейчас правильно восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договора и приказы о приеме на работу?
Ответ
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений - когда работник был принят в организацию. Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ об утрате документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.
Обоснование
Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» . Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 «Кадровое обеспечение» указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ. Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.
Таким образом, в случае утраты кадровых документов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров (и, если возможно, причина их утраты).
По мнению специалистов контролирующих органов (см. Вопрос: У нас в офисе случился пожар и все кадровые документы утрачены. С восстановлением трудовых книжек мы решили вопрос. А как восстановить экземпляры трудовых договоров, не знаем. Ситуацию осложняет и потеря некоторыми работниками своих экземпляров трудовых договоров. Как поступить в такой ситуации? («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 2) {КонсультантПлюс} ), если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора. Если же электронной формы трудового договора нет, они рекомендуют заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений - когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного.
По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для работодателя является второй вариант, так как возможность оформления дубликата трудового договора прямо не предусмотрена действующим трудовым законодательством (как, например, возможность оформлять дубликат трудовой книжки).
Рекомендуем: дополнительного ознакомиться с материалом, размещенным в СПС КонсультантПлюс - Вопрос: Что может предпринять работодатель при утрате кадровых приказов с подписями работников (в частности, по отпускам и кадровым перемещениям)? Каков порядок их восстановления? Нужно ли восстанавливать такие приказы по уволенным работникам? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику зарплату, а тот — лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 ТК РФ). Обязательность заключения трудового договора предусмотрена ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен, поэтому считаем, что если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.
Если электронной формы трудового договора нет, рекомендуем заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений — когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного в связи с пожаром.
Очень часто в компаниях не на всех сотрудников есть трудовые договоры в письменной форме, несмотря на то, что это требование закреплено в статье 67 Трудового кодекса РФ. Их может не быть или они могут быть устаревшими – без внесения необходимых сведений или изменений в процессе трудовой деятельности работника. Бывает, что работник потерял свой экземпляр трудового договора и просит выдать ему дубликат.
Ни порядок выдачи дубликата, ни восстановление трудового договора не регламентированы законом. Тем не менее, выдавать требуемые документы работодатель выдает. Как это правильно делать?
Если речь идет о восстановлении трудового договора, которого нет, то трудовой договор рекомендуется оформлять текущей датой, с указанием в нем всей хронологии с даты начала трудовых отношений: когда работник был принят, на какую должность, в какую организацию, с каким окладом, и т.д. При изменении наименования организации указывается, с какой даты оно изменилось. Если были переводы, изменение оплаты и других условий – это так же желательно указать в трудовом договоре. Безусловно, если каких-то данных у работодателя нет и их неоткуда взять, то они не указываются. Так же в договоре необходимо указать должностную позицию, которую работник сейчас занимает и все обязательные условия, на сегодняшний день установленные действующим трудовым законодательством.
Еще одним вариантом является заключение трудового договора текущей датой с указанием в нем даты приема работника на работу (реальная дата приема) и прописанием действующих условий сейчас – в соответствии с занимаемой работником позицией и требованиями действующего законодательства. Не включая всю хронологию с даты приема.
Если с работником когда-то был оформлен трудовой договор до вступления в силу Трудового кодекса РФ (к примеру, в 2000 году), который впоследствии был утерян работником и самого договора нет, а есть только письменные соглашения к нему – можно оформить дубликат.
В отличии от дубликата трудовой книжки, порядок выдачи которой предусмотрен законодательно, порядок оформления дубликата трудового договора не регламентирован законом, поэтому четких инструкций нет. На практике восстанавливают трудовой договор восстанавливают по-разному.
Дубликат документа - это его копия. Внесение изменений в копию недопустимо, поэтому при выдаче дубликата трудового договора важно его правильно заверить. Если работник просит предоставить ему дубликат трудового договора, то необходимо указать на нем надпись: «Дубликат трудового договора № __ от 00.00.0000, далее указать фактическую дату выдачи дубликата»
При выдаче дубликата дополнительные соглашения и приложения к трудовому договору при их наличии не должны корректироваться или уничтожаться, а должны храниться 75 лет, так как они имеют оригинальные подписи работника и работодателя.
В случае изменения названия организации в период действия трудовых отношений в дубликате трудового договора корректным будет являться указание прежнего наименования работодателя – без внесения правок в документ, с заверением дубликата печатью новой организации с прямым указанием на дубликате, когда и какая реорганизация юридического лица была и на основании каких документов.
Для защиты интересов работодателя, в случае если договоры отсутствуют, рекомендуется сначала их отсутствие закрепить актом, в котором указать, у кого из сотрудников нет трудового договора.
Нюансы и тонкости кадровых вопросов организации: как работодателю правильно оформить восстановление кадровых документов при утере - читайте в статье.
Вопрос: Сотрудник в нашей компании работает с 2004 года. В настоящий момент обнаружено, что в нашем архиве отсутствует Трудовой договор и приказ о приеме на работу этого сотрудника (возможно утерян). Подскажите, как быть в такой ситуации? Восстановить документы или оформлять новые?
Ответ: ст. 8 ТК РФ).
Отвечает Александр Сорокин,
рекомендации ».
В случае утери трудового договора можно оформить его дубликат - повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется. Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Если у сотрудника также нет экземпляра трудового договора, то вы вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат. В текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного.
Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. , 84.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.
Обоснование
Что делать при утрате трудового договора? Как оформить его копию, дубликат?
Как работодателю восстановить трудовые договоры при их массовой утере?
Наша организация переехала в другой офис. Во время переезда было утеряно много кадровых документов, в частности, все трудовые договоры. Как их можно восстановить?
Трудовое законодательство не устанавливает порядок восстановления трудовых договоров. В связи с этим работодателю следует разработать его самостоятельно, например, внести соответствующий раздел в Правила внутреннего трудового распорядка или Инструкцию по кадровому делопроизводству либо составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу (ст. 8 ТК РФ).
Так, можно предусмотреть, что в случае утери трудового договора оформляется его дубликат - повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется.
Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Для этого он вправе затребовать у сотрудников их трудовые договоры в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери.* На основании этих договоров работодатель должен составить бумажные дубликаты и вернуть экземпляры работников обратно. Для выполнения подобных действий он может определить срок, например, продолжительностью пять рабочих дней.
Если же работодатель дополнительно переводит свои экземпляры трудовых договоров в электронный вид, он может прописать в локальном нормативном акте, что именно на основании этих электронных документов составляются бумажные дубликаты договоров. В этом случае затребовать экземпляры договоров, находящихся у сотрудников, не понадобится, а значит, удастся избежать повышенных объемов документооборота.
Как оформить дубликат трудового договора?
Оба экземпляра трудового договора были утеряны. В связи с этим было решено оформить его дубликаты. Как это правильно сделать?
Внимание!
Срок для составления дубликата трудового договора не прописан в трудовом законодательстве, поэтому может быть любым. Главное, чтобы он был разумным и не затягивался на несколько месяцев
Порядок оформления дубликатов трудового договора законодательно не прописан. Следовательно, работодатель вправе сам установить этот порядок, например, закрепив его в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).
Устанавливая порядок оформления дубликатов, работодателю следует обратить внимание на следующие моменты. Поскольку трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ч. первая ст. 67 ТК РФ), то и дубликаты утерянных экземпляров должны быть исполнены в том же виде. То есть работодателю следует составить два дубликата в бумажной форме, в каждом из которых указать свои реквизиты и реквизиты работника. Оба экземпляра дубликатов должны быть подписаны обеими сторонами. Помимо этого, сотрудник должен будет поставить дополнительную подпись на дубликате работодателя, тем самым подтвердив получение своего экземпляра.*
Кроме того, необходимо помнить, что содержание дубликатов должно быть идентично содержанию утерянного трудового договора. То есть в них должны быть прописаны те же сведения и условия, что и в подлиннике. Напомним, что сведения и условия, которые должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в статье 57 Трудового кодекса.
Но откуда же работодателю взять эти сведения и условия? Восстановить их работодатель может на основании приказов о приеме на работу и переводах, дополнительных соглашениях к трудовому договору, трудовой книжки, личной карточки работника и иных имеющихся документов.*
Можно ли заключить трудовой договор заново?
В кадрах не нашли экземпляр трудового договора с сотрудником. У работника также не оказалось его экземпляра. Можно ли не оформлять дубликат трудового договора, а заключить его заново?*
Да, можно. Это связано с тем, что законодательством не установлен порядок восстановления трудовых договоров, а значит, работодатель вправе самостоятельно выбрать, как поступить при их утере. Так, при пропаже обоих экземпляров работодатель вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат.* При этом он должен учитывать условия и сведения, закрепленные в первоначальном трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Что касается даты заключения договора, то стоит указать фактическую дату его подписания, а дату приема на работу сотрудника прописать дополнительно - отдельным пунктом. Помимо этого, в текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного*.
Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников
Как восстановить отсутствующие документы
Если вы не нашли требуемые документы на бумажном носителе, не исключено, что они есть в компьютерах. В противном случае недостающие дела придется восстанавливать с нуля. Возможно, бумаги, выведенные из кадрового оборота, были уничтожены. В этом случае составьте акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Так у проверяющих органов будет меньше поводов, чтобы привлечь организацию к ответственности. Информация о конкретных способах восстановления отдельных документов приведена ниже.
Трудовые договоры. Если они не были заключены письменно, нужно составить договоры в двух экземплярах, один из которых выдать на руки работнику (ст. 67 ТК РФ). Дату заключения указывайте текущую на момент подписания договора, при этом в текст документа внесите реальную дату начала работы.
Если трудовой договор был заключен при приеме на работу, а затем его условия менялись, но это нигде не фиксировалось, то необходимо отразить изменения в дополнительном соглашении. Укажите, когда начали действовать новые условия.
Приказы о приеме и увольнении. Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме и увольнении. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. , 84.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.* Если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ, отразите это в соответствующем акте. Также сделайте отметку на приказе о невозможности получить подпись сотрудника.
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в
