Ваши решения зависят от временного горизонта планирования.

Просто о планировании

Можно подумать, что планирование – научный термин из какой-нибудь книги «Экономика предприятия» или очередного тренинга по тайм-менеджменту.

Давайте отбросим всю фальшивую науку, полную абстракций, и посмотрим на жизнь обычного, живого человека.

Если вы думаете, что вы не планируете, то это не правда. Во всех разговорах о будущем, добавьте выражение «Я планирую»: поехать/купить/выучить/заработать – и поймёте, что это так.
Мы – постоянно планируем .

И в быту планируем, цитаты из жизни:

• Как планируешь провести выходные?
• Давай свадьбу сыграем осенью.
• Машину купим весной – цены ниже.

Планирование – это прежде всего мыслительный процесс. Это не обязательно расписанный план на бумаге, или хуже того бизнес-план на 20 страниц.

Планирование – это анализ действий, для изменения будущего.
Это взгляд в будущее, и анализ как к нему прийти.

Планирование – отражение ответственности

Многие «человеки» не любят планировать жизнь, да и вообще пугаются таких выражений. Да их сегодняшняя ситуация пугает, а как глянут, что и следующие 10 лет ничего хорошего не светит – сразу прячутся в норку.

Когда безответственно относишься к своей жизни, к тому как она течёт, что в ней происходит, то и слово «планирование» – шлак. Некоторые, берут в кредит айфон вместо отпуска на море.

Ответственное отношение к жизни – взятие на себя обязательств за последствия принятых решений. Не путать с ответственностью за не выполнение правил и норм поведения на предприятии – это кнут, а не ответственность.

Без понимания, что сегодняшнее действие принесёт в будущем – невозможно планировать . Большинство не несёт ответственность за свою жизнь (в широком смысле). Поэтому и не планирует долгосрочно.

Горизонт планирования в «колесе»

Горизонт планирования - это дальновидность плана .

Простые рабочие «планируют» жизнь с временным горизонтом в 1 месяц. «От заплаты до зарплаты».
Если бы зарплату платили раз в неделю – горизонт сократился бы до 1-й недели.
Кто ещё и кредит берёт, не справляется даже с такой простой задачей.

В целом, они справляются с планированием в 1 месяц. Это уже хорошо, нужно только выйти из заколдованного круга и взглянуть немного вперёд. А кто не расширяет временной горизонт планирования – продолжает бегать в этом колесе.

Какую цель ставит себе человек, планируя только на 1 месяц вперёд?
Дотянуть до следующего месяца. Конечно, не всё так однозначно, но почти именно так.

Многие, при этом, показывают чудеса стратегического мышления – планируют отпуска через год – вот уж сила!
Не знают, хватит ли денег до конца месяца, зато знают что через год с 12 августа по 18 – будут в отпуске.
Жаль, что они не сами это решили, а им дают возможность отдохнуть от бега в колесе.

Ваш горизонт планирования

Никто нам так не интересен, как мы сами. Давай о нас. Перейдём на «ты».

Отключи критика и спорщика. Просто поразмышляем вместе. Если захочется спорить – отследи почему, уклоняешься от неудобного вопроса?

Где ты будешь завтра ? Жизнь течёт – обычным путём. Если сегодня понедельник и ты на работе, то 100% завтра – тоже на работе. Отстранись от ответа «ну всё может случиться».

Знаешь ли ты, где ты будешь через 10 лет? Чем ты занимаешься, как и с кем живешь?
Тут ты думаешь. Не трать зря время, читая статью и игнорируя самое важно. Думай над ответом, или закрывай страницу. Не смотри тупо в экран 2 минуты, это не поможет.
Ответишь: «Никто не знает…». Да, согласен. Но это попытка уйти от ответа, которого у тебя нет. Внимательнее.

Надеюсь ты увидел(-а) яркую картинку интересной, счастливой жизни. Это твоя мечта.

А теперь определи свой горизонт планирования:

• Через 1 месяц. Что ты сделаешь, чтобы приблизиться к этой мечте?
  Если никаких осознанных действий по приближению к мечте нет – горизонт – месяц.
  Может ты ждешь особого случая, чтобы попасть в своё желанное будущее? Давно ждёшь?
  Если связь есть – идём дальше.
• Через 1 год. Что ты сделаешь, чтобы приблизиться к своей мечте?
  Знаешь? Тогда знаешь, как и через 10 лет там будешь. У тебя, как минимум, горизонт планирования – 10 лет, а то и больше.

Если у тебя горизонт планирования 5-10 и больше лет, то мне нечего особо тебе сказать. Ты крут или крутая!

Если ты планируешь жизнь каждый год , может у тебя традиция – планировать на следующий год. Но планы больше чем на 1 год не строишь, потому что не знаешь, как жизнь повернётся.

Предлагаю такой вариант: запиши свою мечту, вылей своё светлое будущее через 10 лет на бумагу, но не в 2–3 словах, а на 2–3 страницах. Добавить как можно больше деталей: Где живешь? С кем? Где и кем работаешь? Отдых? Что с творчеством, хобби? Какой у тебя стиль жизни?

Ты меняешься, и вместе с тобой меняется – мечта, корректируй её. Просто детально описанная мечта через 10 лет – позволит тебе с ней сверятся. Это и будет твой новый горизонт планирования.

Если у тебя горизонт планирования 1 месяц , «от заплаты до зарплаты» – перестань горбатиться! Подумай о себе. Нет мечты – создай. Есть мечта – начинай к ней двигаться. Сделай так, чтобы твоя ежедневная деятельность постепенно вывела тебя из «колеса». Не побежишь, так хоть пойдешь навстречу своей мечте. Зачем тебе замкнутый круг?

На досуге подумай, как бы ты планировал свою жизнь с горизонтом в 1000 лет?

Горизонт планирования

Часто мы делаем проекты продолжительностью в несколько месяцев. При этом горизонт планирования команд в Сибириксе — порядка пяти недель. В переложении на спринты — 3- 5 спринтов (зависит от опыта конкретной команды).

Владимир Завертайлов

СПАЙК | Agile Marketing Agency, координатор,
Сибирикс, scrum-студия , генеральный директор

Я использую два монитора, Google-календарь , Scrumban, общую тетрадь
и песочные часы. Сам способ постоянно дорабатывается, но общие принципы остаются неизменными: держать под рукой все проекты в рукописном виде + управлять движением проектов на виртуальной канбан-доске .

Сама процедура занимает 2 часа в неделю. Этого времени достаточно, чтобы распланировать нагрузку примерно на 35- 50 человек. Удобно делать либо рано утром в понедельник, либо в пятницу, во второй половине дня, либо
в воскресенье вечером.

Шаг 1. Концентрация на планировании. Разлиновка

Планирование — одна из самых муторных задач, которые я не могу делегировать. Я ее ненавижу. Вдобавок, я достаточно ленив, и всегда пытаюсь отложить планирование на самый последний момент. Однако я знаю,
что взамен получу ясность и контроль над ситуацией. Это подстегивает начать. Примерно в воскресенье, часов в 6 вечера.

Хотя вся информация по проектам есть в электронном виде — я намеренно переписываю ее на бумагу. Это дает полную картину по загрузке команд
и позволяет восстановить чувство контроля — обычно оно покидает меня полностью за две недели (если я пропустил планерку)
или за одну командировку.

Итак, в общей тетради перво-наперво я записываю в столбец сотрудников, которые занимаются продакшном. Если в отделе есть команды (у нас это разработка), то группирую по командам. Если команд внутри отдела нет — группирую целиком по отделу, например, дизайн или копирайтинг.

Вверху листа пишу даты и отчеркиваю через каждые пять рабочих дней
(в тетрадке клеток хватает ровно на 5 недель — совпадает с длиной нашего горизонта планирования). Получается вот так:

Время от времени появляются ребята, которые делают проект сольно или кочуют между командами. Это плохо, и я про это знаю.

Если попадаются праздничные дни — штрихую.

Кроме производства, есть отдел клиентского сервиса и продаж. Их я записываю на другой стороне тетрадного разворота. Итак, что там будет:

• Фамилии руководителей проектов, под каждым две колонки — в одной проекты в работе, в другой будущие проекты, но под которые уже нужно планировать ресурсы.
• Под списком проджект-менеджеров записаны мои аккаунт-менеджеры (они отвечают за первоначальную работу с клиентом, выяснение любых требований к проекту и сбор прочих « входных данных» ). Рядом с ними я буду вести список сделок, которые они курируют на этой неделе.

Разлиновка занимает примерно 20 минут и позволяет мне сконцентрироваться на задаче.

Шаг 2. Планирование того, что гарантированно случится

Следующее, что я делаю — запускаю Google Calendar и последовательно открываю рабочие календари команд. В календаре проставлены плановые спринты и проекты, на которые уже зарезервированы люди (это текущие проекты, по которым уже идет работа).

Эту информацию я переношу в свою табличку. Таким образом, я вижу гарантированную загрузку. Сразу же закрашиваю отпуска сотрудников,
чтобы случайно не запланировать это время на проекты.

Шаг 3. Составление списка проектов

Для этого я открываю на втором мониторе Scrumban, в котором у меня хранятся карточки проектов по всем фазам. Карточка — это паспорт проекта.
Их я обновляю раз в неделю, по понедельникам, на менеджерских планерках (об этом как-нибудь в следующий раз).

Я читаю карточку, переношу название проекта в таблицу к менеджеру проектов (на бумагу), изучаю чеклисты проекта (это список типовых действий, которые должны быть сделаны на каждой фазе — типа « выставить счет» , « взять отзыв» и проч.), вспоминаю, были ли сделаны эти действия, если нет — ставлю соответствующие задачи в план менеджерам проектов. Если по каким-либо проектам я знаю, что будут необходимы ресурсы — я бронирую их в Google Calendar на соответствующую команду. Для каждого проекта или спринта указывают ориентировочную трудоемкость.

Если прямо сейчас я не могу запланировать ресурсы, например, не знаю
на 100% статус проекта или не уверен, какая команда подойдет лучше —
я переношу его в специальный календарь « Новые проекты» .

В результате я формирую список текущих проектов у проджект-менеджеров , создаю часть задач, которые будут нужны при ведении проекта, более плотно заполняю горизонт планирования и гуглкалендарь по конкретным командам.

Эта операция примерно на 40 минут.

Шаг 4. Обработка сделок из CRM

Далее я открываю сделки из CRM и прохожусь по ним последовательно. Часть из них — передана проджект-менеджерам (я записываю такие сделки в первом столбце, возле фамилии проджект-менеджера ). Но большая часть из них назначена на аккаунтов. Эти потенциальные сделки я заношу
в соответствующий список возле фамилии аккаунта.

Разбор заявок из CRM занимает порядка 10 минут.

Те проекты, которые с большой вероятностью пойдут в работу и требуют особого внимания — помечаю у себя в тетради.

В зависимости от временного горизонта плана организации планирование подразделяется на три типа:

краткосрочное;

среднесрочное;

долгосрочное.

Подобное разделение основывается на продолжительности временных отрезков, необходимых для выполнения плановых показателей, и имеет технический характер.

Краткосрочно% планирование - это разработка планов на один год.

Содержание таких планов детализируется по кварталам и месяцам. При этом первый квартал планового периода детализируется вплоть до сменного уровня. Краткосрочные планы включают в себя конкретные способы использования ресурсов организации, необходимых для достижения целей.

Среднесрочное планирование опирается на краткосрочные планы. Оно осуществляется на период от 2 до 5 лет.

Долгосрочное планирование обычно охватывает длительные периоды - от 5 до 10 лет. Его нельзя отождествлять со стратегическим планированием, которое по своему содержанию гораздо сложнее долгосрочного. Оно не является простой экстраполяцией предыдущих планов и поэтому не может отождествляться с функцией времени, так как характеризует функцию направления развития организации. Все типы планирования должны увязываться между собой и не противоречить друг другу.

Весь процесс планирования в организации можно разделить на две основные стадии: разработка стратегии деятельности организации (стратегическое планирование) и определение тактики реализации стратегии (оперативное, или тактическое, планирование).

Стратегическое планирование - это определение общих направлений деятельности организации, разработка ее действий в ответ на объективные внешние и внутренние обстоятельства. Обычно оно бывает рассчитано на длительный период. Ответственность за разработку стратегического плана несет руководство организации, поскольку стратегическое планирование требует высокой ответственности и масштабного охвата всей деятельности персонала.

Тактическое планирование так распределяет и управляет всеми ресурсами организации, чтобы обеспечить максимально полное достижение стратегических целей. Оно обычно охватывает краткосрочный, среднесрочный и частично долгосрочный периоды.

Основное различие между стратегическим и тактическим планированием заключается в том, что стратегическое планирование отвечает на вопрос - чего хочет добиться организация? Тактическое же планирование сосредоточено на том, как организация должна достичь такого состояния.

Процесс планирования в организации можно представить в виде следующего алгоритма. Вначале принимается решение о создании нового бизнеса или о расширении текущей деятельности организации. После принятия данного решения проводится анализ собственных возможностей и способности его осуществить. На следующем этапе выбирается и уточняется номенклатура товаров и услуг, которые намечаются к выпуску. Данный этап включает следующие подэтапы: исследование потенциального (целевого) рынка выбранных товаров и услуг и его взаимодействия с другими рын ками, а также потенциальных конкурентов; оценка и прогнозирование объема продаж; оценка ареала потребителей и определение территориальной привязки планируемых производственных мощностей.

После этого разрабатывается план производства под планируемые производственные мощности, который включает в себя:

разработку юридической схемы планируемого бизнеса;

формирование учетной политики и организацию бухгалтерского учета;

формирование портфелей контрактов (договор и/или протокол намерений) с поставщиками и потребителями со всеми условиями поставок;

формирование портфеля поставщиков оборудования, технологий и строительно-монтажных организаций со всеми условиями;

определение форм и видов страхования планируемого бизнеса.

На основании всех прогнозов и данных предыдущих этапов

разрабатывается и моделируется финансовый план с различными временными горизонтами, детализацией и сценарными планами с обязательным моделированием всего спектра рисков.

На последнем этапе составляется резюме бизнес-плана. Состав, структура и детализация бизнес-плана определяются функциональной спецификой и размером организации, активностью целевого рынка сбыта, эффективностью конкурентов, а также стратегическими целями и задачами планируемого бизнеса и перспективами роста организации.

Структура бизнес-плана достаточно стандартна вне зависимости от объема необходимых инвестиций и масштабов организации и времени ее жизни. Объем бизнес-плана зависит от его целей. Если это план внутрифирменного развития, то его объем регламентируется только внутренними стандартами организации. Бизнес-план для получения небольших или средних инвестиций обычно состоит из 20 - 30 с., а бизнес-план, цель которого - привлечение крупных инвестиций, капитала, может составлять до 100 с. без учета приложений. Данные требования по объему достаточно условны и, в конечном счете, определяются инвесторами и их экспертами.

Общие требования, предъявляемые к бизнес-плану, можно сформулировать следующим образом: он должен быть лаконичным, четким, емким, грамотным, быть понятным финансистам инвесторов, партнерам по бизнесу и быть выполнен с учетом требований, стандартов инвесторов.

В связи с целями и задачами бизнеса, множеством требований и стандартов инвесторов и отсутствием единого общепринятого стандарта существуют различные структуры бизнес-плана с той или иной степенью конкретизации, детализации его разделов. Более подробно наименование, количество, содержание, цели и задачи разделов будут рассмотрены далее.

Первый и основополагающий навык высокоэффективного человека, на мой взгляд, - это даже не целеполагание, а горизонт планирования. Мы измеряем цели в сроках, а не в их количестве; горизонт планирования - это то, на сколько лет вперед видит человек. Конечно же, тут прямая корреляция с успешностью. Все успешные люди, вне зависимости от возраста, пола, вида деятельности и прочего, имеют достаточно далекий горизонт планирования.

Горизонт планирования у школьника в младшей и средней школе - сделать домашнее задание и не получить двойку. Это малый горизонт планирования, ребенок пока на самом деле не понимает, как оценки могут влиять на его будущее, на конкурентоспособность его аттестата, выпускные и вступительные экзамены и т. п. К старшей школе ситуация начинает меняться: старшеклассник знает, как тройка по профильному предмету даже за полугодие может влиять (или нет) на то, кем он станет и чем будет заниматься. Горизонт планирования как некая пирамида: чем он меньше, тем меньше значимость целей, которые в него входят, и наоборот.

Все успешные люди, вне зависимости от возраста, пола, вида деятельности и прочего, имеют достаточно далекий горизонт планирования

Один из моих товарищей - медик, когда учился в вузе, несколько раз оставался на третьем курсе, будучи лучшим студентом, отличником, читающим в среднем по пятьсот страниц специализированной литературы в неделю. Когда я спросил, почему он не переходит на следующий курс, хотя все прекрасно знает и только тратит время, каждый раз проходя тот же материал, он сказал, что не уверен, что готов идти дальше, что ему нужно закрепить основы терапии. Это пример большого, сильного горизонта планирования, потому что человек видит и понимает связь между своей настоящей и будущей деятельностью, определенным образом распределяет свои время и средства.

Исходя из продолжительности периода, на который разрабатывается , можно выделить три горизонта планирования: стратегический , тактический и оперативный (текущий ). Основное отличие этих уровней заключается в возможности управления различными ресурсами. Оперативный уровень планирования рассчитан на краткосрочную перспективу, когда есть лишь ограниченные возможности по управлению ресурсами. В тактической перспективе можно варьировать одни ресурсы предприятия в широких пределах, другие в ограниченных рамках. В долгосрочной или стратегической перспективе возможны изменения всех и ресурсов предприятия.

В зависимости от масштаба организации и особенностей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, одни и те же календарные периоды будут для одних предприятий краткосрочной перспективой , для других - долгосрочной . Например, для , с , планирование на 1 год будет стратегическим , так как за этот период возможно кардинально поменять профиль организации, рынок сбыта, технологию и прочее, в то время как для крупных авиастроительных предприятий, 1-2 года - текущая перспектива, так как заказы на самолеты расписаны на несколько лет вперед.

В зависимости от горизонта планирования сильно различаются формы организации планирования и . Так как стратегическое планирование осуществляется на долгосрочную перспективу, то оно подразумевает определение общих количественных ориентиров и формулирования общих целей и задач. Документом стратегического планирования является программа действий, план мероприятий, стратегический план. Долгосрочное планирование проводится в условиях значительной неопределенности. В таких условиях анализ альтернативных вариантов развития и достаточно сложен и требует применения статистических методов.

Для определения ресурсов, которые нужны предприятию для достижения стратегических целей, используют тактическое планирование и подготавливают инвестиционные проекты, бизнес-планы и подобные документы. Эти документы достаточно детализированы. Самым детальным документом является основной документ оперативного планирования - , так как действия в текущей, повседневной деятельности достаточно предсказуемы.

Цена ошибок, допущенных при планировании на всех уровнях может быть достаточно высока . Даже не смотря на то, что ошибки текущего планирования , как правило могут быть исправлены достаточно быстро, это может сильно повлиять на достижение тактических и даже стратегических целей. Например, краткосрочные проблемы с выполнением договорных обязательств, могут сказаться на деловой репутации, что в свою очередь отразится на получении заемных денежных средств для выполнения стратегических планов. Такие ситуации встречаются достаточно редко, гораздо чаще встречаются ситуации когда ошибка в стратегических планах приводит к большим убыткам и даже к банкротству предприятий. Например, прогноз того, что цена недвижимости будет только расти привел к тому, что строительные компании получили большое количество заемных средств и в период кризиса 2008 года, когда цена на недвижимость упала, не смогли расплатиться с кредиторами и оказались на грани банкротства.